TCO (Total Cost of Ownership)

TCO dapat dikategorikan menjadi :

• Biaya langsung atau biaya di depan (direct & up-front cost) : pembayaran awal untuk semua perangkat keras, perangkat lunak, peralatan telekomunikasi, biaya pengembangan atau instalasi, biaya konsultasi, dsb

• Biaya berjalan (ongoing cost) : gaji, biaya training, biaya upgrade, maintenance, supply, dsb

• Biaya tidak langsung (indirect cost) : pengeluaran akibat berkurangnya procuktivitas, biaya akibat adanya kegagalan sistem, biaya audit peralatan, quality assurance, dan PIR / Post Implementation Review

Cara menghitung TCO: Biaya investasi awal software + biaya training dan biaya upgrade serta pemeliharaan software selama waktu penggunaannya.

• Definisi umum: Perkiraan semua biaya langsung dan tidak langsung berkaitan dengan sebuah aset atau teknologi selama siklus hidupnya.

• Konsep berdasarkan pada teori biaya transaksi (transaction cost theory) oleh Oliver E. Williamson, 1985

• Analisis TCO awalnya dikembangkan oleh perusahaan riset Grup Gartner pada tahun 1987 untuk menentukan biaya dari memiliki dan menggunakan komputer pribadi pada sebuah perusahaan.

• Idealnya penilaian TCO selain mengandung biaya pembelian, juga semua aspek dalam penggunaan dan perawatan suatu peralatan atau sistem.

• Biaya-biaya tersebut meliputi:

 - Biaya Pelatihan untuk petugas support.

- Biaya pelatihan untuk user

- Biaya yang terjadi jika terjadi kerusakan (terencana atau tidak terencana).

- Insiden yang mengurangi kinerja (misal: user menunggu selama ada perbaikan)

- Biaya jika ada masalah keamanan (reputasi dan pemulihannya)

- Biaya persiapan bencana dan pemulihannya.

- Ruangan

- Listrik

- Biaya pengembangan

- Biaya test infrastruktur IT

- Quality Assurance

- Boot image control

- Penanganan sampah elektronik

- Penonaktifan sistem / peralatan

• TCO memandang melampaui investasi modal awal dengan mempertimbangkan dukungan teknis, administrasi, pelatihan, dan penghapusan.
• TCO mengestimasi biaya tahuan per pengguna untuk setiap pilihan prasarana potensial; biaya ini kemudian dijumlahkan.
• Perkiraan yang teliti berdasarkan TCO memberikan angka perhitungan yang dapat membandingkan pilihan investasi atau pengadaan aset.
• Rumus Menghitung TCO:

 

TCO   = total cost of ownership
A         = acquisition cost
P.V.     = present value at the company`s cost of money
Σ         = the sum of the terms in ( ) from years i to n
T_i         = training cost in year i
O_i        = operating cost in year i
M_i        = maintenance cost in year i

1.      Tantangan yang Dihadapi dalam Implementasi ERP System Investasi ERP sangat mahal Pembangunan sebuah sistem ERP dapat dipastikan memerlukan investasi yang cukup mahal. Penyediaan hardware dan software, terlebih lagi biaya yang harus dikeluarkan untuk maintenance sistem tersebut. Ini merupakan salah satu tantangan yang harus diperhitungkan oleh perusahaan, ERP yang berhasil digunakan oleh sebuah perusahaan tidak menjadi jaminan berhasil di perusahaan yang lain Keberhasilan implementasi ERP bergantung pada tindakan yang dilakukan oleh perusahaan dalam pelaksanaan sistem ini, bukan dari sistem ERP sendiri. Maka ketika suatu sistem ERP berhasil diimplementasi di suatu perusahaan, belum tentu perusahaan lain akan berhasil juga melaksanakannya. Perencanaan harus dilakukan untuk menyeleksi ERP yg tepat Bahkan dalam beberapa kasus yang ekstrem, evaluasi pilihan ERP menghasilkan rekomendasi untuk tidak membeli ERP, tetapi memperbaiki Business Process yang ada Tidak ada ‘keajaiban’ dalam ERP software. Keuntungan yang didapat dari ERP adalah hasil dari persiapan dan implementasi yang efektif Tidak ada software atau sistem informasi yang bisa menutupi business strategy yang cacat dan business process yang ‘parah’ Pengetahuan tanpa pengalaman menyebabkan orang membuat perencanaan yang terlihat sempurna tetapi kemudian terbukti tidak bisa diimplementasikan Ada struktur proses seleksi yang sebaiknya dilakukan untuk memenuhi kebutuhan perusahaan dalam memilih ERP.

Hal-hal yang harus dilakukan adalah

Maintainability

1)  Analyzability

Berdasarkan sistem yang telah dibangun dapat dianalisa bahwa sistem ini belum cukup mudah untuk diketahui jika terdapat kesalahan dalam proses pembangunan system sehingga diperlukan usaha yang lebih dalam melakukan modifikasi sistem ERP ini.

2)  Changeability

Berdasarkan sistem yang telah dibangun dapat dianalisa bahwa sistem ini mudah untuk dimodifikasi apabila dilakukan dengan usaha yang maksimal karena sistem ini telah menyediakan modul untuk menambah fitur tambahan.

3) Stability

Dari analisa sistem yang telah dilakukan, dapat dikatakan bahwa fungsi–fungsi dalam sistem dapat bekerja secaraoptimal jika salah satu fungsi mengalami modifikasi. Karena sistem telah dibuat dengan mudah sehingga jika terjadi perubahan di salah satu fungsi maka fungsi yang lain di dalamsistem masih dapat bekerja dengan baik

4) Testability

Dari analisa sistem yang telah dilakukan, dapat dikatakan jika sistem yang dibangun dan telah dimodifikasi dapat divalidasi secara baik, hal ini dikarenakan sistem telah dibangun sehingga dapat dengan mudah dimodifikasi.