Tujuan Material Requirement Planning (MRP)

Tujuan Sistim MRP adalah untuk mengendalikan tingkat inventori, menentukan prioritas item, dan merencanakan kapasitas yang akan dibebankan pada sistim produksi. Secara umum tujuan pengelolaan inventori dengan menggunakan sistim MRP tidak berbeda dengan sistim lain yakni:

1. memperbaiki layanan kepada pelanggan,
2. meminimisasi investasi pada inventori, dan
3. memaksimisasi efisiensi operasi

Filosofi MRP adalah “menyediakan” komponen, material yang diperlukan pada jumlah, waktu dan tempat yang tepat.

3.      Perkembangan ERP melalui tahapan yang sangat lama dengan mengembangkan dari sistem yang telah lahir sebelumnya,

Tahap I : Material Requirement Planning (MRP), merupakan cikal bakal dari ERP, dengan konsep perencanaan kebutuhan material 1.

Tahap II: Close-Loop MRP, merupakan sederetan fungsi dan tidak hanya terbatas pada MRP, terdiri atas alat bantu penyelesaian masalah prioritas dan adanya rencana yang dapat diubah atau diganti jika diperlukan 2.

Tahap III: Manufakturing Resource Planning (MRP II), merupakan pengembangan dari close-loop MRP yang ditambahkan 3 elemen yaitu: perencanaan penjualan dan operasi, antarmuka keuangan dan simulasi analisis dari kebutuhan yang diperlukan 3.

Tahap IV: Enterprise Resource Planning (ERP), merupakan perluasan dari MRP II yaitu perluasan pada beberapa proses bisnis diantaranya integrasi keuangan, rantai pasok dan meliputi lintas batas fungsi organisasi dan juga perusahaan dengan dilakukan secara mudah 4.

Tahap V: Extended ERP (ERP II) Merupakan perkembangan dari ERP Tahun 1970-an merupakan konsep awal dari ERP dengan adanya MRP (Material Requirements Planning), sistem ini meliputi perencanaan dan penjadwalan kebutuhan material perusahaan. Tahun 1980-an MRP berkembang menjadi MRP II (Manufacturing Resource Planning), yang memperkenalkan konsep mengenai penyatuan kebutuhan material (MRP) dan kebutuhan sumber daya untuk proses produksi. Tahun 1990-an perkembangan ERP mulai pesat, awal dari perkembangan ERP dumulai Tahun 1972 dengan dipelopori oleh 5 karyawan IBM di Mannheim Jerman yang menciptakan SAP yang berfungsi untuk menyatukan solusi bisnis. Pada dasarnya ERP adalah penambahan module keuangan pada MRP II, sehingga lebih memudahkan bagi para pengambil keputusan menentukan keputusan-keputusannya.

4.    Impact dari ERP terhadapa organisasi adalah sebagai berikut :

a.    Implementasi ERP sangat sulit karena penerapannya yang terintegrasi dan organisasi harus merubah cara mereka berbisnis. Kesulitan penerapan ERP ditambah dengan adanya resistance to change dari personil yang terkena imbasnya akibat perubahan proses dari bisnis.

b.    Biaya implementasi ERP yang sangat mahal

c.    Organisasi hanya memikirkan manfaat yang besar dari penerapan ERP tetapi tidak mempersiapkan personilnya untuk berubah 4. Permasalahan lainnya adalah pada personil yang tiba-tiba dibebani dengan tanggung jawab yang lebih besar dengan kesiapan yang kurang baik mental maupun keahliannya.

5. Penerapan ERP pada perusahaan akan memperoleh keuntungan berupa perencanaan produksi, pemrosesan pesanan, manajemen persediaan, pengiriman, maupun keuangan sehingga mendukung pencapaian keberhasilan perusahaan. Kegiatan bisnis akan terintegrasi dengan software ERP dan database umum yang dipelihara oleh DBMS. Menciptakan perusahaan yang efisien, responsif serta lincah dalam persaingan bisnis yang semakin ketat. Implikasi ERP pada perusahaan sangat di sesuaikan dengan keadaan perusahaan. Perencanaa maupun penerapan ERP melalui proses yang dapat dipertanggungjawabkan. Penerapan tersebut tidak hanya didukung dengan ERP sebagai alat tetapi juga didukung oleh keempat komponen teknologi yaitu humanware, technoware, organware dan infoware. Dari konsep keempat komponen tersebut maka kesuksesan dalam ERP tergantung pada faktor-faktor sebagai berikut :

a.       Management/organisasi; meliputi komitmen, edukasi, keterlibatan, pemilihan tim, pelatihan, serta peran dan tanggung jawab.

b.      Proses; meliputi alignment, dokumentasi, integrasi, dan re-desain proses.

c.       Teknologi; meliputi hardware, software, manajemen sistem, dan interface.

d.      Data; meliputi file utama, file transaksi, struktur data, dan maintenance dan integrasi data.

e.       Personel; meliputi edukasi, pelatihan, pengembangan skill, dan pengembangan pengetahuan. Dalam implementasi ERP terdapat beberapa pendekatan yang dapat digunakan diantaranya :

o   The Big Bang Yaitu strategi penerapan seluruh modul dalam paket ERP secara simultan di seluruh fungsi perusahaan. Kelebihannya adalah hanya memerlukan sedikit interface antara sistem lama dan sistem baru, sangat efisien dari segi waktu dan hasilnya optimal. Kekurangannya adalah implementasi yang kompleks sehingga resiko kegagalan tinggi.

o   Step-by-step (Phased Approach) Melakukan implementasi sedikit demi sedikit. Tahap selanjutnya berkonsentrasi mengimplementasikan modul yang terkait. Keseluruhan proses bisnis harus terlebih dahulu disiapkan. Kelebihannya adalah kompleksitas dapat dikurangi, memungkinkan terjadinya perbaikan proyek yang akan dating akibat konsultasi internal, ongkos tidak terlalu membebani. Kekurangan adalah waktu implementasi keseluruhan lebih panjang. Manfaat dari ERP hanya dapat dirasakan sedikit demi sedikit akibatnya hasil tidak optimal.

o   Small Bang (Pilot Approach) Pembuatan model implementasi pada salah satu site atau fungsi perusahaan sebagai pilot project dan diteruskan ke fungsi atau site yang terkait. Kelebihannya adalah biaya relatif rendah, kompleksitas berkurang. Kekurangannya adalah membutuhkan banyak customisasi akibat adanya operasi spesifik antar site.

TCO (Total Cost of Ownership)

TCO dapat dikategorikan menjadi :

• Biaya langsung atau biaya di depan (direct & up-front cost) : pembayaran awal untuk semua perangkat keras, perangkat lunak, peralatan telekomunikasi, biaya pengembangan atau instalasi, biaya konsultasi, dsb

• Biaya berjalan (ongoing cost) : gaji, biaya training, biaya upgrade, maintenance, supply, dsb

• Biaya tidak langsung (indirect cost) : pengeluaran akibat berkurangnya procuktivitas, biaya akibat adanya kegagalan sistem, biaya audit peralatan, quality assurance, dan PIR / Post Implementation Review

Cara menghitung TCO: Biaya investasi awal software + biaya training dan biaya upgrade serta pemeliharaan software selama waktu penggunaannya.

• Definisi umum: Perkiraan semua biaya langsung dan tidak langsung berkaitan dengan sebuah aset atau teknologi selama siklus hidupnya.

• Konsep berdasarkan pada teori biaya transaksi (transaction cost theory) oleh Oliver E. Williamson, 1985

• Analisis TCO awalnya dikembangkan oleh perusahaan riset Grup Gartner pada tahun 1987 untuk menentukan biaya dari memiliki dan menggunakan komputer pribadi pada sebuah perusahaan.

• Idealnya penilaian TCO selain mengandung biaya pembelian, juga semua aspek dalam penggunaan dan perawatan suatu peralatan atau sistem.

• Biaya-biaya tersebut meliputi:

 - Biaya Pelatihan untuk petugas support.

- Biaya pelatihan untuk user

- Biaya yang terjadi jika terjadi kerusakan (terencana atau tidak terencana).

- Insiden yang mengurangi kinerja (misal: user menunggu selama ada perbaikan)

- Biaya jika ada masalah keamanan (reputasi dan pemulihannya)

- Biaya persiapan bencana dan pemulihannya.

- Ruangan

- Listrik

- Biaya pengembangan

- Biaya test infrastruktur IT

- Quality Assurance

- Boot image control

- Penanganan sampah elektronik

- Penonaktifan sistem / peralatan

• TCO memandang melampaui investasi modal awal dengan mempertimbangkan dukungan teknis, administrasi, pelatihan, dan penghapusan.
• TCO mengestimasi biaya tahuan per pengguna untuk setiap pilihan prasarana potensial; biaya ini kemudian dijumlahkan.
• Perkiraan yang teliti berdasarkan TCO memberikan angka perhitungan yang dapat membandingkan pilihan investasi atau pengadaan aset.
• Rumus Menghitung TCO:

 

TCO   = total cost of ownership
A         = acquisition cost
P.V.     = present value at the company`s cost of money
Σ         = the sum of the terms in ( ) from years i to n
T_i         = training cost in year i
O_i        = operating cost in year i
M_i        = maintenance cost in year i

1.      Tantangan yang Dihadapi dalam Implementasi ERP System Investasi ERP sangat mahal Pembangunan sebuah sistem ERP dapat dipastikan memerlukan investasi yang cukup mahal. Penyediaan hardware dan software, terlebih lagi biaya yang harus dikeluarkan untuk maintenance sistem tersebut. Ini merupakan salah satu tantangan yang harus diperhitungkan oleh perusahaan, ERP yang berhasil digunakan oleh sebuah perusahaan tidak menjadi jaminan berhasil di perusahaan yang lain Keberhasilan implementasi ERP bergantung pada tindakan yang dilakukan oleh perusahaan dalam pelaksanaan sistem ini, bukan dari sistem ERP sendiri. Maka ketika suatu sistem ERP berhasil diimplementasi di suatu perusahaan, belum tentu perusahaan lain akan berhasil juga melaksanakannya. Perencanaan harus dilakukan untuk menyeleksi ERP yg tepat Bahkan dalam beberapa kasus yang ekstrem, evaluasi pilihan ERP menghasilkan rekomendasi untuk tidak membeli ERP, tetapi memperbaiki Business Process yang ada Tidak ada ‘keajaiban’ dalam ERP software. Keuntungan yang didapat dari ERP adalah hasil dari persiapan dan implementasi yang efektif Tidak ada software atau sistem informasi yang bisa menutupi business strategy yang cacat dan business process yang ‘parah’ Pengetahuan tanpa pengalaman menyebabkan orang membuat perencanaan yang terlihat sempurna tetapi kemudian terbukti tidak bisa diimplementasikan Ada struktur proses seleksi yang sebaiknya dilakukan untuk memenuhi kebutuhan perusahaan dalam memilih ERP.

Hal-hal yang harus dilakukan adalah

Maintainability

1)  Analyzability

Berdasarkan sistem yang telah dibangun dapat dianalisa bahwa sistem ini belum cukup mudah untuk diketahui jika terdapat kesalahan dalam proses pembangunan system sehingga diperlukan usaha yang lebih dalam melakukan modifikasi sistem ERP ini.

2)  Changeability

Berdasarkan sistem yang telah dibangun dapat dianalisa bahwa sistem ini mudah untuk dimodifikasi apabila dilakukan dengan usaha yang maksimal karena sistem ini telah menyediakan modul untuk menambah fitur tambahan.

3) Stability

Dari analisa sistem yang telah dilakukan, dapat dikatakan bahwa fungsi–fungsi dalam sistem dapat bekerja secaraoptimal jika salah satu fungsi mengalami modifikasi. Karena sistem telah dibuat dengan mudah sehingga jika terjadi perubahan di salah satu fungsi maka fungsi yang lain di dalamsistem masih dapat bekerja dengan baik

4) Testability

Dari analisa sistem yang telah dilakukan, dapat dikatakan jika sistem yang dibangun dan telah dimodifikasi dapat divalidasi secara baik, hal ini dikarenakan sistem telah dibangun sehingga dapat dengan mudah dimodifikasi.